Bevezetés

Jelen adatkezelési tájékoztató a Business Support Office Kft. tevékenységei során létrejövő adatkezeléseit szabályozza, amelynek a jogalapja a 2016/679 EU rendelet a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről, 2017. évi CL törvény az adózás rendjéről, 2011.évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, 2000.évi C. törvény a számvitelről, 1995.évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról. Az adatkezelés célja a Pmt-nek és a Kit-nek való megfelelés.

Az adatok kezelésével összefüggésben a Business Support Office Kft. ezúton tájékoztatja az általa kezelt személyes adatokról, a személyes adatok kezelése körében követett elveiről és gyakorlatáról, ügyfelek jogairól.

Jelen adatvédelmi szabályzat elérhető a Business Support Office Kft., 1154 Budapest, Damjanich János utca 2. sz. alatt.

1. Értelmező rendelkezések

A jelen szabályzat alkalmazásában: személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet;

hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amelymegfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez;

tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja;

adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is;

adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik;

nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik;

adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;

adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából;

adatmegsemmisítés: az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől;

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is – személyes adatok feldolgozását végzi;

adatállomány: az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége;

harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;

különleges adat: a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

2. Az adatkezelő adatai

Business Support Office Kft. cím: 1154 Budapest, Damjanich János utca 2. Telefonszám: 06-20-589-09-00 E-mail: szekhelyszolgalat@ceghmester.hu Cégjegyzékszám: 01 09 420767 Adószám: 32374265-2-42 8299 ’08 M.n.s. egyéb kiegészítő Fő tevékenység: üzleti szolgáltatás

2.1. Adatfeldolgozó

Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit az adatkezelő határozza meg. Az adatkezelési műveletekre vonatkozó utasítások jogszerűségéért az adatkezelő felel. Az adatfeldolgozó tevékenységi körén belül, illetőleg az adatkezelő által meghatározott keretek között felelős a személyes adatok feldolgozásáért, megváltoztatásáért, törléséért, továbbításáért és nyilvánosságra hozataláért. Az adatfeldolgozó tevékenységének ellátása során más adatfeldolgozót nem vehet igénybe.Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni.

2.2. Adattovábbítás

Az Adatkezelő által kezelt adatokat fő szabályként nem továbbítja harmadik személy részére, kizárólag abban az esetben, ha ehhez az Érintett kifejezetten hozzájárult, vagy ha azt jogszabály írja elő.

2.3. Adatbiztonság

Az adatok nyilvántartására szolgáló alapvető fórum az Adatkezelő informatikai rendszere. Az Adatkezelő a fentiekben megnevezett személyes adatokat a székhelyén tárolja.

Az Adatkezelő kötelezi magát arra vonatkozóan, hogy a GDPR-ban és az Infotv.-ben foglalt előírásoknak megfelelően gondoskodik az adatok biztonságáról.

Az informatikai rendszerek működtetése során a szükséges jogosultságkezelési, belső szervezési és technikai megoldások biztosítja, hogy adatai illetéktelen személyek birtokába ne juthasson, illetéktelen személyek az adatokat ne tudják törölni, kimenteni a rendszerből, vagy módosítani. Az Adatkezelő az adatvédelmi és adatbiztonsági követelményeket érvényre juttatja az adatfeldolgozókkal szemben is.

Az esetleges adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezet, amennyiben szükséges, a felmerülő incidensekről tájékoztatja az Érintettet, valamint szükség esetén a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (NAIH).

A személyes adatokhoz az adatkezelő érdekkörében eljáró azon személyek – így különösen megbízottak, munkavállalók – férnek hozzá, akiknek ez tevékenységük ellátásához szükséges, és akik az adatok kezelésével kapcsolatos kötelezettségekkel tisztában vannak, azokat ismerik.

Az Adatkezelő különös figyelmet fordít arra, hogy a saját belső adatvédelmi protokollját minden megbízottja és munkavállalója megismerje, és az abban foglaltaknak megfelelően végezze a személyes adatok kezelését.

Az Adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy a legkorszerűbb és legmegfelelőbb berendezésekkel és biztonsági szabályokkal gondoskodik az adatok biztonságáról, különös tekintettel arra, hogy az adatokhoz jogosulatlan személy hozzá ne férjen, az adatok jogszerűtlen ne kerüljenek nyilvánosságra, törlésre vagy megsemmisítésre. Megtesz minden tőle telhetőt annak érdekében, hogy az adatok véletlenül se sérüljenek, illetve semmisüljenek meg. A fenti kötelezettségvállalást az adatkezelő az adatkezelési tevékenységben részt vevő munkavállalói részére is előírja.

Az Adatkezelő semmilyen körülmények között nem gyűjt különleges adatokat, azaz olyan adatokat, amelyek faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az

érdekképviseleti szervezeti tagságra, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre valamint büntetett előéletre vonatkoznak.

3. Adatkezelés alapelvei

3.1.A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek A személyes adatok:

a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);

b) gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon; a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés („célhoz kötöttség”);

c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);

d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);

e) tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az erendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);

f) kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

Az adatkezelő felelős a fentiek megfelelésért, továbbá az adatkezelő nyilatkozik, hogy adatkezelése a jelen pontban foglalt alapelveknek megfelelően történik:

• Az Adatkezelő személyes adatnak minősülő adatokat kizárólag az érintett hozzájárulásával kezel.
• Az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége során törekszik arra, hogy az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok, valamint jelen szabályzat rendelkezései – így különösen az adatkezelés célhoz kötöttsége, mint alapelv – folyamatosan és maradéktalanul érvényesüljenek.
• Az Adatkezelő a szerződések létrejötte és teljesítése során birtokába kerülő adatokat a jelen szabályzatban meghatározott célokhoz kötött módon, a szerződések fennállásának időtartama alatt kezeli.
• Tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogy megrendeléseik vagy egyéb technikai eszköz útján megadott személyes adataik cégünk nyilvántartásába kerülnek. Ezeket az adatokat bizalmasan kezeljük, harmadik félnek nem adjuk át.
• Nem használja fel közvetlen üzletszerzést szolgáló reklámanyagok, ajánlatok, tájékoztatók küldésére. Kizárólag abban az esetben küld felhasználóinak és vásárlóinak ilyen jellegű üzeneteket, amennyiben hírlevél küldésére elektronikus úton kifejezetten felhatalmazták (Hírlevélre jelentkezés). A weboldal böngészése folyamán esetlegesen biztosított hírlevél feliratkozás során megadott adatokat az Üzemeltető bizalmasan kezeli, harmadik félnek nem adja át és a leiratkozás lehetősége minden kiküldött hírlevél alján biztosított, továbbá kérhető az Ügyfélszolgálati elérhetőségek valamelyikén.

3.2. Adatkezelési alapelveink összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos

hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal:

• 1992. évi LXIII. Törvény – a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról

• 1992. évi LVI. Törvény – a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvánosságáról

• 1995. évi CXIX. Törvény – a kutatás és a közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről

• 2001. évi CVIII. Törvény – az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről

4. A személyes adatok felhasználásának részletezése munkavállalók esetében

Érintett neve: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz, valamint egyes esetekben a honlapon történő megjelenítés esetében. Érintett születési helye, és ideje: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz. Érintett anyja neve: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz.

Érintett lakcíme: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz. Érintett személyi igazolványának, és a munkaviszony létesítéséhez szükséges lakcímkártyájának a száma: dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz. Érintett adóazonosító jele: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, munkaidő nyilvántartáshoz, bérszámfejtési feladatokhoz. Érintett személyi azonosító jele: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez,

Érintett telefonszáma: kapcsolattartási adatok hozzárendeléséhez, valamint egyes esetekben a honlapon kapcsolattartási célból feltüntetésre kerül.

Érintett e-mail címe: kapcsolattartási adatok hozzárendeléséhez. Érintett aláírása: a munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumok elkészítéséhez, illetve külön nyilatkozaton igazolja, hogy elolvasta az általános és adatvédelmi tájékoztatóját, és

hozzájárul az abban foglaltak szerinti adatkezeléshez.

Az adatkezelés jogalapja: 2016/679 EU rendelet a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről, 2000.évi C. törvény a számvitelről, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény.

5. Az adatkezelés időtartama

Tevékenység Kezelt adatok Adatkezelési cél Adatkezelési Tárolás módja jogalap és ideje

M.n.s. 1. számú Megbízás GDPR 6. cikk Legalább 8 év egyéb melléklet teljesítése (1) bekezdés c) kiegészítő szerint pont üzleti szolgáltatás Kapcsolattartási Név Időpont GDPR 6. cikk egy év adatok egyeztetés, (1) bekezdés a) Telefonszám lemondások pont Számlázási cím adatmódosítás E-mail cím Számviteli, Név számla kiállítása GDPR 6. cikk Legalább 8 év tevékenység szolgáltatás (1) bekezdés c) Lakcím nyújtásához pont (adószám) kapcsolódóan

Panaszkezelés Név panaszok kezelése GDPR 6. cikk öt év (1) bekezdés c) Telefonszám pont E-mail cím Lakcím

További adattárolás: A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év illetve a szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: öt év.

6. Az érintett jogai és a jogérvényesítés menete

6.1. A tájékoztatás joga

Az érintett tájékoztatást kérhet az Adatkezelőtől személyes adatainak kezeléséről, személyes adatai helyesbítését kérheti, továbbá kezelt adatainak törlését vagy zárolását kérheti. Azérintett kérelmére az Adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. Az Adatkezelő köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozótájékoztatási kérelmet az Adatkezelőhöz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett. Az érintett tájékoztatását az Adatkezelő csak akkor tagadhatja meg, ha azt az Info tv. lehetővé teszi. Az Adatkezelő köteles az érintettel a felvilágosítás megtagadásának indokát közölni. Az elutasított kérelmekről az Adatkezelő az alapvető jogok biztosát évente értesíti.

6.2. Az adatok helyesbítése, törlése

Ha a személyes adat a valóságnak nem felel meg, és a valóságnak megfelelő személyes adat az Adatkezelő rendelkezésére áll, a személyes adatot az Adatkezelő helyesbíti. A személyes adatot törölni kell, ha:

• kezelése jogellenes
• az érintett és hatályos törvényben meghatározott módon – kéri
• az hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem korrigálható -, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki
• az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt
• azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte.
• A helyesbítésről és a törlésről az érintettet, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították. Az értesítés mellőzhető, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti.

6.3. Tiltakozási jog

Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az Adatkezelő, az adatátvevő vagy harmadik személy jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi Az Adatkezelő – az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével – a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, annak megalapozottsága kérdésében döntést hozni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az Adatkezelő köteles az adatkezelést – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett az Adatkezelő döntésével nem ért egyet, illetve az Adatkezelő a 15 napos határidőt elmulasztja, az ellen – annak közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül – bírósághoz fordulhat.

6.4. Jogorvoslati tájékoztatás

Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.) ugyfelszolgalat@naih.hu.

Bírósági út: az adatvédelmi perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Záradék

Az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendeletben foglaltak alapján, az általános adatvédelmi rendeletet 2018. május 25-től kell alkalmazni.

Business Support Office Kft. cím: 1154 Budapest, Damjanich János utca 2. Telefonszám: 06-20-589-09-00 E-mail: szekhelyszolgalat@ceghmester.hu Cégjegyzékszám: 01 09 420767 Adószám: 32374265-2-42 8299 ’08 M.n.s. egyéb kiegészítő Fő tevékenység: üzleti szolgáltatás

Az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben, illetve az ügyfelek jogaival kapcsolatban személyes időpontot egyeztetni Tamás Mária adatkezelőnél lehet a 06-20-589-09-00 telefonszámon!

Az Érintettek elfogadják az Adatvédelmi Tájékoztatóban foglaltakat, és hozzájárulnak a fentiekben meghatározott adatkezelésekhez.